🗓️ Задачи теряются в чатах, а клиенты уходят. Разбираем, как Трекер меняет ситуацию
Представьте: вы провели встречу с командой, где устно распределили задачи. Но через неделю узнаёте, что ничего не сделано, потому что каждый думал, что поручения должен выполнять кто-то другой. В итоге вам приходится самостоятельно перечитывать чаты и почту, чтобы восстановить цепочку событий.
В статье рассказываем, как навести порядок в задачах с помощью Яндекс Трекера, чтобы повысить эффективность команды и прибыль компании.
Почему хаотичная работа без таск-трекера влияет на прибыль
Когда задачи ставят в мессенджерах или обсуждают устно, руководитель теряет контроль над процессами. Он не видит, кто чем занят и как распределяется нагрузка, на каком этапе находятся проекты и не срываются ли сроки. К чему это приводит:
1️⃣ Задачи теряются. На созвонах руководитель часто перечисляет поручения устно, а в чатах они перемешиваются с другими сообщениями на посторонние темы. Задачи при этом нигде не фиксируют, и через пару дней уже никто не помнит, что именно обсуждали и что нужно делать. Приходится долго листать переписки, чтобы найти, что же планировали.
2️⃣ Нет единой картины, кто что делает. Бывает, на встречах распределяют задачи, но у руководителя нет общего инструмента, в котором видно, кто какое поручение взял и на каком этапе оно находится. В итоге задачи выполняют дольше, чем нужно: некоторые зависают, а часть дублируется.
3️⃣ Сроки не назначаются или забываются. Когда у задачи нет четкого дедлайна, она автоматически становится неважной и может оставаться невыполненной неделями: сотрудники переключаются на более срочные дела. Руководителю приходится держать в голове все сроки и периодически напоминать о задачах команде.
В результате вместо того, чтобы развивать бизнес, руководитель занимается микроменеджментом: ищет информацию по задачам, напоминает, проверяет. Он не видит, когда начинаются проблемы, и не может их предотвратить. Проекты начинают задерживаться, а клиенты — уходить.
Что меняется с Яндекс Трекером
Яндекс Трекер — это сервис, в котором все задачи компании собраны в одном месте. Каждое поручение оформляется в виде тикета — карточки, где прописаны название, исполнитель, срок, статус и описание. Обсуждать задачу можно прямо в комментариях к тикету — так сохраняются все вводные и статусы, и необязательно переходить в мессенджеры.
Тикеты группируются в очереди — это отдельные ветки для разных подразделений компании или проектов. Например, можно создать одну очередь для работы с поставщиками, вторую — для внутренних задач, а третью — для разработки. К каждой очереди выдаются свои права доступа. Так процессы не смешиваются, а сотрудники видят только те задачи, к которым имеют отношение.
Что это дает бизнесу:
✅ Задачи закрепляются за конкретными людьми. У каждого тикета есть исполнитель — сотрудник, который отвечает за результат. Задача сразу появляется в его списке дел, и он приступает к работе без лишних напоминаний.
Можно добавить наблюдателей: например, руководителя или эксперта, который хочет видеть прогресс. Они получат уведомления, если у задачи поменяется статус или исполнитель оставит комментарии.
✅ Обсуждения ведутся внутри задачи, и весь контекст сохраняется. Когда коллеги обсуждают поручения в мессенджере, информация быстро теряется среди других сообщений. В Трекере можно оставлять комментарии и прикреплять файлы прямо внутри тикета, поэтому все данные будут храниться в одном месте.
Кроме того, в тикет можно призывать коллег, даже тех, кто не отвечает за поручение. Например, если сотрудники обсуждают задачу и понимают, что нужна помощь юриста, разработчика или дизайнера, они могут упомянуть нужного специалиста через @. Он сразу получит уведомление, откроет карточку и увидит всю историю переписки.
✅ Приоритеты видны всей команде. Задачи можно маркировать тегами и настраивать приоритет. Например, если у вас несколько проектов одновременно и в одном из них у десяти задач горит дедлайн, а в другом все задачи плановые, команда быстро сориентируется, что делать в первую очередь.
✅ Видна вся картина по проектам:
- Диаграмма Ганта визуализирует все задачи и этапы проекта во времени. Видно, какие процессы идут параллельно, а где пересекаются сроки. Если какая-то задача задерживается, это сразу заметно — можно перераспределить ресурсы, чтобы не сорвать дедлайн.
- Дашборды с виджетами показывают статистику по задачам, загрузку сотрудников и количество просроченных дедлайнов. Руководитель открывает виджет и видит: у одного сотрудника 10 задач в работе, у другого — 3. Сразу понятно, кто перегружен.
✅ В Трекере есть инструменты, которые сокращают объем ручной работы:
- Триггеры запускают цепочку процессов при смене статуса поручения. Например, как только менеджер переводит задачу в статус «Договор подписан», Трекер автоматически создает задачу для бухгалтера «Выставить счет» и сразу назначает ответственного и дедлайн.
- Автодействия создают регулярные задачи по расписанию. Например, первого числа каждого месяца в Трекере автоматически появляется тикет «Собрать отчет по продажам» с назначенным исполнителем и сроком. Руководителю больше не нужно держать даты в голове и каждый раз создавать поручение вручную.
Как Яндекс Трекер работает в связке с другими сервисами
Яндекс Трекер — часть виртуального офиса Яндекс 360 для бизнеса. Здесь все инструменты уже связаны между собой и органично дополняют друг друга:
Почта. Можно настроить специальный почтовый адрес для очереди. Например, клиент отправляет письмо на support@yourcompany.ru — и в Трекере автоматически создается задача. Не нужно копировать информацию вручную.
Формы. Подключаются к Трекеру. Сотрудники или клиенты могут оставлять в них заявки, которые будут автоматически превращаться в задачи.
Календарь. На дашборд Трекера можно добавить виджет Яндекс Календаря, чтобы видеть расписания встреч.
Диск. Любые полезные для работы материалы можно загрузить в облако, а ссылки на них — прикреплять прямо к тикетам.
Документы. Команда может открывать сметы, ТЗ или презентации в один клик прямо из задачи в Трекере.
Телемост. Задачи, которые возникают во время созвона, можно сразу фиксировать в Трекере.
Вы можете настроить Яндекс Трекер для своей команды самостоятельно, а если понадобится помощь, есть поддержка, бесплатные курсы и инструкции. Это поможет быстрее адаптироваться к новому сервису.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Яндекс 360, подключить Яндекс Трекер и навести порядок в задачах.