💻 Единое пространство упростит работу команды и поможет контролировать процессы
Кажется, что за работу с персоналом отвечает только HR-департамент. Но в этих процессах задействованы и другие: руководители, бухгалтерия, ИТ. А когда участников много, сложно держать кадровые задачи контролем: информация теряется, сроки нарушаются. Чтобы этого избежать, можно вести HR-процессы в Яндекс Трекере. Рассказываем, что именно получится упростить.
Подбор персонала
Когда информация по вакансиям хранится в разных местах, а статусы фиксируются вручную в таблицах, ошибки неизбежны: отклики теряются, позиции вовремя не закрываются.
✔️ В Яндекс Трекере можно выстроить весь процесс подбора: от добавления позиции в штатное расписание до собеседования. Вот как это работает:
📝 HR-специалист в Яндекс Формах настраивает шаблон заявки на подбор: задает обязательные и дополнительные поля, списки, чтобы собрать всю необходимую информацию. Эту форму размещает на корпоративном портале или в интерфейсе Трекера. Когда тимлиду понадобится новый сотрудник, ему будет несложно найти шаблон и заполнить.
📁 Как только форма отправлена, в Трекере автоматически создается задача (тикет) для HR-отдела, где уже есть данные из опроса. Если нет подходящей штатной позиции, запускается согласования: создаются связанные задачи для юристов, бухгалтеров, руководителей — все участники могут обсуждать вопросы, запрашивать дополнительную информацию, уточнять детали.
📢Когда позиция согласована, HR пишет вакансию и снова создает форму — ее заполняют кандидаты при отклике. Все заполненные формы автоматически становится новыми задачами в очереди в Трекере, для HR — это список всех резюме c контактами. По мере отработки откликов, в задачах меняются статусы, например, «Новый кандидат», «Отклонить», «Назначить собеседование» и так далее.
Прием на работу и адаптация
В работе у HR-менеджера часто несколько позиций одновременно. Каждого новичка нужно оформить и погрузить в корпоративную среду. В таком потоке задач легко упустить что-то важное: например, не отправить новому сотруднику список документов или забыть оформить пропуск.
✔️ В Трекере получится автоматизировать процессы оформления и онбординга. Если кандидат принял офер, рекрутер выставляет следующий статус, например, «Прием на работу». Сервис автоматически создает задачу на оформление сотрудника и запускает связанные тикеты: на заключение трудового договора, оформление доступа к ИТ-системам, настройку техники и подготовку рабочего места.
Для исполнителей можно добавить чек-лист: пока он не выполнен полностью, задачу нельзя будет закрыть. Например, для ИТ-отдела подзадачи могут быть такими:настроить компьютер, VPN, оформить почтовый адрес. Для каждого пункта чек-листа есть возможность установить дедлайн. Трекер напомнит о приближении срока, а если время прошло, тегнет ответственного.
Параллельно с оформлением система запускает задачу на адаптацию: в ней указаны критерии прохождения испытательного срока. По завершении адаптации руководитель принимает финальное решение о приеме, а задача закрывается.
Отпуска и командировки
Когда сотрудники продают заявки в чатах, письмах или на бумаге, у HR много ручной работы, а процессы сложно контролировать. Например, заявление на отпуск теряется в переписке и руководитель не смог вовремя его согласовать: отпуск не попадает в общий график, срываются сроки начислений и расчётов.
✔️ Прием заявлений можно автоматизировать в Трекере. Для этого нужно создать шаблоны под разные случаи в Яндекс Формах. Как только сотрудник заполнит нужное заявление, в Трекере автоматически создается задача для руководителя со статусом «Ожидание согласования». Если он одобряет, задача попадает в HR-отдел. Там оформляют все документы, а сотруднику приходит уведомление с просьбой подписать документы.
К согласованию заявления можно подключить другие отделы, например, бухгалтерию и административный. Тогда Трекер автоматически создаст подзадачи. например, на бронь гостиницы, подготовку приказа, расчет отпускных.
Кадровые запросы
Каждый день в HR-отдел падают запросы от сотрудников на оформление справок: о доходах, с места работы, копии документов и так далее. Чем крупнее организация, тем больше времени специалисты тратят на поиск и заполнение нужных бланков, звонки, ответные письма.
✔️ В Трекере можно автоматизировать работу с кадровыми запросами. Сотрудник просто заполняет Яндекс Форму на нужную справку, и запрос автоматически попадает в очередь задач нужного специалиста.
Исполнитель видит все данные, готовит документ и прикрепляет его в тикет. Если нужна бумажная версия, сотрудник просто приходит и забирает готовый экземпляр в офисе. Вся информация о движении по задаче видна в статусах, поэтому никто не беспокоит кадровика звонками с вопросом: «Когда будет готово?».
📌 Трекер — это один из сервисов виртуального офиса Яндекс 360. Он помогает держать задачи под контролем, автоматизировать рутину и упрощать командную работу. Для решения HR-задач в Трекере также есть канбан-доски, диаграмма Ганта, дашборды с аналитикой. Сервис подходит как небольшим командам, так и крупным компаниям, чтобы сделать процессы прозрачными и быстро решать спорные ситуации.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Яндекс Трекера и узнать больше о возможностях сервиса.