🔥 Подсказываем, как ставить задачи, общаться с подрядчиками и следить за сроками
Чтобы корпоративное мероприятие прошло успешно, нужно грамотно организовать все этапы: найти хороших подрядчиков, распределить бюджет, всё проконтролировать, собрать обратную связь. Ничего не упустить в этом потоке задач поможет Яндекс Трекер. Рассказываем, как он упрощает каждый этап подготовки бизнес-ивента.
Согласование мероприятия
На этапе планирования у ивент-менеджера всегда много вопросов: как проводить мероприятие, каким будет масштаб, сколько ресурсов нужно и какой бюджет готова выделить компания.
💡 Всю информацию о будущем событии удобно собирать в Трекере через Яндекс Формы. Менеджер создаёт опрос: добавляет нужные поля и выпадающие списки. Форму можно разместить в интерфейсе Трекера и поделится ссылкой с руководителем. Когда все детали согласованы, автоматически создаётся задача — и ивент-специалист может начинать готовиться к мероприятию.
Разработка концепции
Крупное мероприятие, например, День рождения компании, может быть очень насыщенным: выступление директора, розыгрыш подарков, вручение грамот, развлекательные шоу. Когда все это планируется на бумаге, в таблицах или разрозненных сервисах, очень сложно контролировать выполнение работ.
💡 В Яндекс Трекере можно создать проект по организации мероприя. И подключить к задачам ответственных коллег и руководителя. Так вся информация будет собрана в одном месте, а участники — в курсе событий. Вот как это работает:
- Менеджер разбивает проект на задачи. Группирует их по видам работ, например, «Поиск площадки» или «Организация кейтеринга». Указывает в исполнителей и сроки. Между задачам можно задавать связи разного типа. Например, работа с гостями может включать подзадачи на составление списка и печать пригласительных. А задача на аренду столов запустится только после утверждения списка гостей.
- Решает организационные вопросы с коллегами. Прямо в карточке задачи можно переписываться с сотрудниками других отделов. Например, если вы создали задачу «Разместить пост в соцсетях», копирайтер сможет задать уточняющие вопросы, а дизайнер — уточнить требования к визуалу.
- Координирует процессы. Канбан-доска со всеми задачами помогает менеджеру следить за прогрессом, вовремя реагировать на форс-мажоры и корректировать работу команд. Например, за день до мероприятия ломается автобус для трансфера. Менеджер ставит коллегам задачу на поиск другого транспорта с пометкой «Срочная», и им моментально приходит уведомление.
Работа с подрядчиками
Договоры с партнерами, сметы, акты, списки гостей и сувениров — всё это нужно где-то хранить и быстро находить. Держать важные документы на личном устройстве — не лучший вариант, ведь можно случайно удалить файл или забыть, где сохранили.
💡Документы удобно хранить прямо в Трекере. В сервисе есть возможность прикреплять файлы сразу к задаче, чтобы ничего не потерялось. Если нужно, в любой момент можно открыть карточку и скачать документ.
Если потенциальных партнеров много, ивент-менеджеру нужно выбирать лучший вариант для сотрудничества.
💡 В Трекере удобно создавать чек-листы и отмечать соответствие подрядчиков по каждому пункту. Например, компания хочет арендовать зал площадью от 300 кв.м, в котором будет 100 посадочных мест, можно комфортно разместить зону для выступлений и столы для кофе-брейка. Если добавить в чек-лист эти критерии, будет легче сравнивать разные площадки и выбрать самую подходящую под запрос.
Сбор и анализ обратной связи
После события ивент-менеджер собирает обратную связь и подводит итоги, чтобы оценить, насколько успешно прошло мероприятие и каких ошибок можно избежать в будущем.
💡 В Яндекс Трекере удобно анализировать данные на дашбордах. Менеджер собирает обратную связь через опрос в Яндекс Формах, а затем выводит информацию в виде графиков и таблиц на дашборды. Чтобы отчеты отражали нужные данные, в настройках можно задавать необходимые параметры. Также их можно скачать.
📌 Трекер — это один из сервисов виртуального онлайн-офиса Яндекс 360. Он помогает структурировать проекты, держать их под контролем, автоматизировать рутину и упрощать командную работу. Встроенные инструменты подойдут для работы всем отделам — от закупок до креатива. Например, есть доски с задачами, отслеживание дедлайнов, общение в комментариях и так далее.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Яндекс Трекера и узнать о других возможностях сервиса.