💼 Сможете грамотно управлять задачами и повысите эффективность рабочих процессов
Управлять командой больше трёх человек — непростая задача. Руководитель должен одновременно следить за проектами, контролировать сотрудников и соблюдать сроки. Чтобы в работе не возникал хаос, можно использовать удобный инструмент — Трекер. Это один из сервисов Яндекс 360, который помогает навести порядок в делах. Рассказываем, как с его помощью организовать команду и собрать все процессы в одном месте.
Разбивать проект на задачи
Слишком объемные проекты могут вводить сотрудников в ступор — непонятно, как к ним подступиться и с чего начать работу. Из-за этого люди откладывают дела на потом, а проект в это время стоит на месте.
☑️ В Трекере удобно делить большие дела на этапы. Для каждой задачи сотрудники заводят отдельную карточку — тикет. В ней можно указать, сколько ресурсов и времени нужно на выполнение, добавить описание, чек-листы и назначить ответственного за исполнение.
Чтобы задачи не перемешивались между собой, их объединяют в очереди: группируют по проекту, команде или направлению. В комментариях к тикетам можно вести обсуждения, фиксировать договоренности с коллегами и согласовывать результаты. А если в проекте,например, изменится дедлайн или появятся новые вводные, всем участникам придет уведомление.
Отслеживать прогресс по задачам и проекту в целом удобно на канбан-доске. Это виртуальное пространство в Яндекс Трекере, где тикеты «двигаются» по статусам выполнения: от «Открыто» до «Решено».
Планировать сроки
В сложных проектах бывает так, что старт одного процесса зависит от готовности другого. Важно, чтобы вся команда видела, что на каком этапе находится и кто отвечает за результат.
☑️ Диаграмма Ганта в Трекере помогает планировать и отслеживать дедлайны. Это временная шкала, на которой видны сроки по всем задачам и этапам проекта, удобно наблюдать за последовательными или параллельными делами и планировать каждый процесс. Например, веб-студия запускает новый сайт. Благодаря графику менеджер понимает, как распределить по времени разработку дизайна и верстку прототипа, чтобы успеть к дате релиза.
Если срок на выполнение задания истекает или дедлайн уже прошел, сервис подсветит это красным цветом на Диаграмме Ганта. Так руководитель сразу увидит проблемные места и быстро примет решение: перенести срок задачи или передать её другому исполнителю — сделать это можно прямо на графике.
А чтобы точнее оценивать сроки выполнения задач, внутри каждого тикета есть таймер — инструмент для учета времени. В начале работы специалист может указать, сколько времени собирается потратить, а в конце — остановить таймер и сравнить с реальными цифрами. Так сотрудникам будет легче планировать нагрузку в будущем.
Еще в Трекере можно настраивать напоминания. Сервис пришлет уведомление в интерфейсе, письмо на почту или сообщение в Телеграмм. Их можно отправлять не только себе, но и коллегам — так исполнители не забудут о задаче и все будет выполнено в срок. Например, отдел маркетинга готовит презентацию для партнёра. Трекер напомнит копирайтеру вовремя написать текст, дизайнеру — сверстать слайды, а менеджеру — проверить, что получилось.
Автоматизировать рутину
Пока сотрудники тратят часы на обработку заявок, проверку документов и работу с почтой — важные задачи по развитию бизнеса отодвигаются.
☑️ В Яндекс Трекере есть инструменты для автоматизации рутинной работы:
- Триггер — это цепочка действий, которая запускается автоматически, если выполняются заданные условия. Например, когда менеджер по продвижению переводит задачу «Баннер на сайт» в статус «Разрешен», верстальщику автоматически ставится следующая — по размещению его на странице.
- Автодействие — сценарий, который запускается автоматически с заданной периодичностью. К примеру, для программиста каждый месяц будет создаваться задача на резервное копирование.
- Макрос — это продвинутый инструмент, который помогает запустить действия по кнопке. Можно настроить, например, шаблон уведомления от Техподдержки о том, что заявка выполнена. И как только менеджер переведёт задачу в статус «Закрыт», пользователю автоматически отправится письмо.
📌 Трекер — это один из сервисов виртуального офиса Яндекс 360. Он позволяет управлять проектами по Agile, Scrum, Waterfall и не только. Организовать работу помогут портфели проектов, спринты и эпики. Сервис подходит как небольшим командам, так и в крупным компаниям, чтобы сделать процессы прозрачными и быстро решать спорные ситуации.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Яндекс Трекера и узнать больше о возможностях сервиса.